טיפים וטריקים שיעזרו לך לחסוך זמן ביומן גוגל ובג'ימייל

בזמנים בהם הכל קורה ביומן ובאינבוקס שלנו - הנה כמה כלים בסיסיים ומעולים, שיעזרו לך לנהל טוב יותר את הזמן ואת קצב החיים שלך. מקיצורי מקלדת וסימון נסיעות ביומן ועד יצירת אוטומציות פשוטות ותשובות מוכנות מראש. איך זה עוזר בחיים ובגבולות עם לקוחות.

בכל פעם שהיינו מתקשרים לאבא שלי עם שאלות על איך להפעיל משהו הוא היה עונה את אותה התשובה: RTFM. שזה קיצור של: Read the fucking Manual.
מתברר שקראתי. כשאני עובדת עם אפליקציות או תוכנות מתוחכמות, אני נהנית ללמוד אותן קצת, והיום אני שמחה לשתף איתך כמה דברים קטנים ומגניבים שלמדתי על יומן גוגל ועל ג'ימייל.

יומן גוגל הוא הדבר הראשון שאני פותחת בבוקר, ולפעמים המייל (כי שם מחכה לי סדר היום ביומן). אני שמחה להעביר הלאה חלק מחדוות הגיקים שלי, ומזמינה גיקים גדולים ממני להוסיף ידע והמלצות בתגובות!
בחודשים האחרונים אני מצליחה לארגן את המשימות שלי באופן נינוח יותר, ויש לזה קשר גם לשליטה שלי בכלים הטכניים. 
את ההסברים לאיך עושים דברים אני נותנת בלינק לתוסף שנקרא "טנגו", אותו הכרתי
בבלוג של אפרת אייל. נוסף על סרטוני ההסבר, אם תרצו לראות את זה צעד אחר צעד, אלו הלינקים שמצורפים. 

אני מתקדמת מהקל אל הכבד (הכל די פשוט, תכלס) ואלו הנושאים, אם תרצו לקפוץ ישר אליהם לחצו על הכותרת: 

יומן נייר או יומן ממוחשב?

הפוסט הזה נולד למעשה, כששיתפתי במגזין שלי את הפלנרים החודשיים של קריניטי, אותם מילאתי כמה חודשים מראש כדי לעשות לי סדר.

כמי שהעדיפה במשך שנים יומני נייר, אני מבינה את המשיכה אליהם, אבל אני לא חושבת שצריך להרחיב על היתרונות של יומן ממוחשב. אציין כמה כלים שחשובים לי: ההתראות, הסנכרון עם וייז, האפשרות לשתף אחרים ולשתף לינקים (לגוגל מיט או זום) והקלות שבשכפול אירועים קבועים. בשנים האחרונות אני עובדת עם קלנדלי לקביעת פגישות יעוץ ועוד. כדי שהוא יפעל בצורה מיטבית, עלי להגדיר במדויק את הזמן הפנוי ביומן שלי (או להגדיר בקלנדלי). מעבר להיותו כלי מעולה, החפיפה הזו אילצה אותי לדייק את השעות בהן אני באמת זמינה.

את היומיום שלי אני מנהלת ביומן הגוגל ומשתדלת לסנכרן בשביל הניראות את התכנון החודשי על נייר. הפריסה החודשית של גוגל לא ממש מאפשרת לראות את הפגישות ואת המגמות הגדולות (למשל חופשות ונסיעות, קורסים מתמשכים ועוד). לכן פשוט יותר  לראות את התנודות הגדולות של החודש בשרטוט חודשי על נייר. פעם בכמה זמן אני מכינה לי כזה, ומעדכנת אותו פה ושם.

רסיטל לשתי ידיים! קיצורי מקלדת

נתחיל בזה: אי אפשר לעבוד על מחשב בלי קיצורי מקלדת. נסו להתווכח איתי על זה ותפסידו. מבחינתי לעבוד רק עם העכבר זה כמו לקטוף קלמנטינות ביד אחת. לראות אנשים עושים "קופי פייסט" עם מקש ימני של עכבר גורם לשערותי לסמור. (איפה הייתי בלי Ctrl+C/V/X/P/S ועוד ועוד. מוכנה לכתוב על זה פוסט נפרד).

כדאי לזכור שתמיד יש היגיון מאחורי קיצורי המקלדת, אלו לרוב לא סתם אותיות (קופי, סייב, פיינד, פרינט…). שווה ללמוד את קיצורי המקלדת של כל תוכנה או אפליקציה שמשמשת אותך הרבה. אמנם נחסכות רק שניות אחדות, אבל זה תורם לעבודה מהירה הרבה יותר. יש מצב שהפוסט הזה יחסוך לכם שעות מהחיים (ויפנה לכם זמן לקרוא עוד פוסטים!).

Re: ________ סדר שיהיה פה: לשלוח מייל עם נושא!!

מלבד אי שימוש בקיצורי מקלדת, גם מיילים בלי שורת נושא מחרפנים אותי.

זה מעיד על חוסר תשומת לב, ובעיקר על חוסר הבנה של תקשורת בין אנשים ושימוש נכון במייל.

כמו רבים מכם, גם אני מקבלת עשרות מיילים ביום, ולכן שורת הנושא, כשמה כן היא: הנושא! הדבר העיקרי. הסיבה ללחוץ או לא ללחוץ על מייל נכנס. מעבר לכך, נושאים רלוונטיים מאפשרים לי למצוא את המייל בקלות, ובעיקר לדעת מה יש בהם. נשמע מובן מאליו, נכון?
ועדיין העובדה העצובה היא, שבעוד שלהודעות זבל תמיד יש נושא (לעתים נושא מתחכם או מתוחכם), הרי שלפניות אישיות, אלו שאמורות לתפוס את תשומת לבי – אין. אם אני מקבלת מייל עם בקשה או הצעה אישית ואין לו נושא? ביג מיסטייק. היוג'.

ללקוחות שלי הייתי מבהירה מיד עם תחילת העבודה, שכל עוד המייל הוא כלי התקשורת המרכזי ביננו – חשוב שיקפידו לכתוב נושא מדיוק בכל מייל. זה בעיקר רלוונטי לטריק השני (תגיות ומסננים).
כשאני מסבירה על החשיבות של תיאום תקשורת עם לקוחות מיד בתחילת העבודה המשותפת אני מתכוונת לרזולוציות כאלו. אני למשל אעדיף לקבל עשרה מיילים של שתי שורות, עם נושא נפרד לכל אחד, מאשר מייל אחד עמוס בעשרים שורות על עשרה נושאים שונים.
כל אחת והעדפותיה היא, אבל שווה לברר עם עצמך מה הכי נוח לך, ולבקש את זה ממי שכותב לך.

שגר ושכח - תזמון מיילים

אחרי יותר מדי שנים, גוגל הוציאו אפשרות לתזמן מיילים ולשלוח אותם כשנוח לנו. כולנו מחכים בנשימה עצורה לאפשרות הזאת בווצאפ. כך נתזמן שליחה של מייל:

איך לתזמן מיילים במייל רונית כפיר
1. כותבת מייל רגיל ובמקום ללחוץ שליחה לוחצת על החץ
איך לתזמן מיילים במייל רונית כפיר
2. ליד כפתור "שלח" יש חץ לתזמון
איך לתזמן מיילים במייל רונית כפיר
3. נפתחים זמנים אפשריים. שימו לב שיום שני מוגדר כתחילת השבוע
איך לתזמן מיילים במייל רונית כפיר
4. אפשר לבחור איזו שעה שבא. בפעם הבאה הוא יציע את הזמן האחרון שנבחר

שני יתרונות אדירים של תזמון מייל והעסק שלנו:

  • אפשר לענות מחוץ לשעות העבודה ולתזמן לשעות העבודה. כן כן כמה פשוט. זה לא ממש משנה מתי את עונה למיילים, כל עוד הלקוחות מקבלים אותם בשעות העבודה! במקום לחרוק שיניים ולנסות להתאפק – אפשר לענות כשהמייל מגיע, אבל לתזמן אותו לשעות העבודה שלך. למשל ליום ראשון בשמונה ושש דקות (אני תמיד מעדיפה לבחור זמן לא עגול כי זה נראה אותנטי יותר. ולשלוח מענה להודעה שנתקבלה במוצאי שבת על הבוקר ביום ראשון עושה את העבודה)
  • לעשות פולו אפ להצעות. אני לא מקבלת "עכשיו לא" כתשובה. אם מישהו עונה לי להצעת עבודה "אולי מאוחר יותר" אני לא מוותרת. אני מחזירה שאלה: מתי יתאים לכם? או אפילו שאלה נהדרת כמו: "האם תרצי שאחזור אליך ברבעון הבא?" . התשובה כמעט תמיד כן! בין אם מישהו לא נעים לו והוא אומר לי "אחר כך" במקום להגיד לי לא, ובין אם זה באמת מתאים ברבעון הבא – אני מיד מתזמנת מייל לעוד 3 חודשים. לא תאמינו כמה הרצאות סגרתי כך, כשלפתע הופיעה בתיבת המייל שלי תשובה להצעת פולו-אפ שאפילו לא זכרתי ששלחתי .

תגיות ואוטומציות - לתחזק תיבות דואר מסודרות ולהפחית דאגות

כלי ששימש אותי בעיקר כמעצבת פנים, שמותקפת חדשות לבקרים במיילים ארוכים מלקוחות הוא התגיות. בכלל, בג'ימייל יש המון אפשרויות לתכנן פעולות אוטומטיות למיילים שנכנסים או יוצאים. הכל תחת "פילטרים" (הגדרות>פילטרים) אחת השימושיות היא התגיות:

תיבת המייל שלי מסודרת לפי נושאים עם תגיות בצבעים שונים לכל עניין: מרואה החשבון שלי, דרך ועד הבית (אל תשאלו) הילדים, האתר וכשעבדתי בעיצוב פנים – כל לקוח קיבל תגית. לחיצה על התגית מאפשרת לך לראות את כל המיילים בקטגוריה.

אפשר להוסיף לכלל הזה את כל המיילים שמגיעים מכתובת מסוימת, נשלחים לכתובת מסוימת, ואפילו מכילים מילים מסוימות בנושא. כך שכשעבדתי עם מעצבות נוספות במשרד, מספיק שהן כתבו בנושא של כל מייל "ארונות חדר שינה מוטי ואילנית" והופ! המייל קיבל אוטומטית את התגית "מוטי ואילנית". 

כחלק מהפקודות האוטומטיות אפשר גם לבקש לשלוח תשובה מוכנה מראש, בסעיף הבא

ההסבר לאיך לעשות את זה בוידאו וגם צעד אחרי צעד בטנגו כאן:

טמפלייטים - לשלוף תשובה מנוסחת היטב, פעם אחת ודי

הכלי השני בשימושיות שלו במיילים עבורי הוא הטמפלייטים המוכנים. למעשה, אני משתמשת בתשובות מוכנות מראש גם באינסטגרם וגם בווצאפ, ובכל אפליקציה שמאפשרת את זה.

בכל עסק תמיד יהיו פניות שחוזרות על עצמן, עם תשובות שחוזרות על עצמן: מידע על הקורס, מידע על פגישות ייעוץ, תודה למישהו שמספר משהו מרגש או אפילו סירוב מנומס (כן כן, כדאי להכניס כזה לתשובות הפופולריות שלך ולהשתמש בו). יהיו גם מיילים זהים שתרצו להוציא בכמות גדולה, עם שינוי עדין פה ושם.

לי שמורים בטמפלייטים במייל הסברים על פינת #נעיםלה, הפניה של לקוחות שכותבים לי מייל ללינק לווצאפ שלי, מידע על פגישות ייעוץ ועוד. 

אחרי שתתחילו לעבוד עם אוטומציה של מיילים ותגובות, תוכלו גם לבקש מג'ימייל לשלוח בתור מענה לתנאים מסוימים טמפלייט קבוע. למשל מייל עם המילים "שתפ" בתוכו יכול אוטומטית לקבל כתשובה את הטמפלייט "לא תודה לשתפ" (חלום, הא?). או כל מייל שמכיל בקשה להצעת מחיר יכול לקבל טמפלייט שאומר קיבלתי את הבקשה שלך, תודה, אהיה בקשר בימים הקרובים.
ככה נכין טמפלייטים של תשובות קבועות ונשמור אותן:

יומן גוגל - העדפות תצוגה בקליק אחד!

פרט קטן אך משמעותי הוא באיזו תצורה נראה את השבוע שלנו.  רק יום אחד? שלושה? שבוע? חודש? זה עוזר לקפוץ בין תצוגה לתצוגה כדי לראות מה מגיע.
אפשר לשנות תצוגה בשניה! עם קיצורי המקלדת – אותיות או מספרים. אצלי באותיות זה יחד עם כפתור Shift. באותיות, אלו יהיו

  • D = Day תצוגה של יום בודד
  • W= Week תצוגה של שבוע
  •  M = Month תצוגה של חודש ו.. ניחשת נכון
  • Y = Year תצוגה של שנה.
  • A = Agenda כלומר סדר יום כתוב בצורה לינארית, בשורות.

אבל הקטע השווה יותר הוא המספרים. לחיצה על המספרים במקלדת שלך מאחת ועד שש, תשנה את התצוגה באותו האופן – מיום ועד שנה, דרך סדר יום לינארי ועד העדפות אישיות (אצלי זה 5 ימים בשבוע). שכחת את הקיצורים? אפשר להקליק על סימן שאלה, ורשימת הקיצורים תיפתח. כן, אני יודעת. משנה חיים. כתבו לי תודה בתגובות!

לשלוח לעצמי סדר יום במייל

אם כמוני, המייל שלך הוא סוג של רשימת "טו דו", יכול להיות שיתאים לך לקבל את סדר היום שלך כל בוקר ישירות למייל.

זה מאוד פשוט ולפעמים דווקא קריאה של רשימה יכולה לעשות יותר סדר מאשר צפיה ביומן. למשל, אירועים של יום שלם לפעמים מתפספסים לי כי הם מופיעים בראש היום במכווץ – אני שומרת כך תזכורות לימי הולדת, בני משפחה שנמצאים בטיול או מחוץ לבית ועוד, ולפעמים אני מפספסת את זה.

אז הנה הסבר קצר בטנגו איך לסמן ביומן גוגל כך שנקבל סדר יום ישירות למייל שלנו. פשוט ויעיל!

בלי לאחר יותר! הוספת נסיעות ליומן גוגל

כמו הרבה דברים "שקופים" אני כותבת פגישות ביומן אבל לא סוגרת את הזמן של הנסיעה. הוא נשאר בראש, וכך כשאני רואה את היומן אני כרגיל חושבת שיש לי יותר זמן ממה שיש לי. ואמרנו שזו אחת הבעיות הגדולות שלנו, נכון? כי ככה נדחוס עוד כמה דברים ביום הגם-ככה-עמוס-מדי שלנו.
נתקלתי בבעיה הזו מול הקלנדלי שלי, כשאנשים קבעו איתי פגישות ייעוץ על מועדים שהיו פנויים ביומן אבל… אני הייתי בנסיעה. כלומר באוטו, בפקק.

אני תמיד מוסיפה כתובות של כל מקום בגוגל, כי זה מסתנכרן על הוייז ומופיע שם מיד כשאני פותחת אותו. 

אז בפגישות מחוץ לבית שווה להוסיף את הנסיעות ליומן דרך מפות גוגל. זה נותן לנו תמונה ברורה (ממש פיזית מול העיניים) של הזמן שמוקדש לנסיעה והזמן הפנוי באמת. הסברתי את זה בסרטון קצר -זה ממש פשוט. אפשר לראות את זה צעד אחרי צעד בטנגו כאן, או בוידאו:

להתחיל הכי איטי שלך ולאט לאט להוריד - על ניהול זמן בחיים נמרצים מדי

לסיום, ואולי יש מי שיפתחו עם זה, הנה כמה מחשבות על האופן בו אני מנהלת לאחרונה את היומן שלי, כלומר איך שאני משתדלת לארגן את הזמן שלי, כלומר את החיים שלי.

בגדול שני הטיפים שלי לניהול זמן הם אלו:

  1. לא
  2. פחות

זהו. שיפור שתי המיומנויות האלו ישנה את החיים שלך. לדעת למה להגיד לא ולהתחיל להגיד יותר מזה (אפשר שוב להאזין לפרק בו התארחתי אצל יהודית כץ על איך להגיד לא), ופחות – כלומר לקחת על עצמי פחות מכל דבר. את זה למדתי בפיילוט שעשיתי אצל הקרציה מפולניה: 

רציתי להוסיף הרגל חדש לחיי: 10 דקות התעמלות כל בוקר. "ואת חושבת שתצליחי לעשות את זה כל בוקר?" שאלה קרצי.
אין סיכוי, אמרתי לה. זה המון.
אז בואי תבחרי את הדבר הכי קטן שאת יכולה לעשות כל יום. למשל ברכה אחת לשמש.
– ברכה אחת? שאלתי, זה ממש מעט.
– אוקיי אז שלוש! היא הציעה

וכך היה. בכל בוקר פצחתי בהקבץ הקטנטן הזה של שלוש ברכות לשמש. מפה לשם יצא שהוספתי פה קצת מתיחות ופה עוד כמה תנוחות והופ! יצא שעשיתי עשר דקות התעמלות כל יום.
מאז אני משתדלת להציב לעצמי את המטרות הקטנות ביותר שאני יכולה. כדי לא ליפול לייאוש שבהצבת יעדים עצומים.

יש לנו נטיה "לעגל למטה" כל דבר ולחשוב שדברים קטנים לוקחים מעט זמן. מצחיק, כי כשהלקוחות שלנו עושים את זה עם הזמן שלנו זה מעצבן אותנו, אבל הרי אנחנו עושות את זה עם הזמן שלנו כל הזמן.

אבנים גדולות ואבנים קטנות - הפרטי לפני העסקי

עד לא מזמן היומן שלי היה קיים בשביל להסדיר את העבודה – כדי לסמן פגישות וקורסים ומשימות בעבודה. ולכן האישי הרבה פעמים פשוט נדרס.
הנה שתי דוגמאות: טיולים עם כרמן וארוחות צהריים. כשדני טייל בספרד ואני הייתי צריכה לצאת עם כרמן (הכלבה) פעמיים ביום, זה הפתיע אותי מחדש כמעט בכל ערב. הפעם פשוט הוספתי את הטיולים ביומן. גם ידעתי מראש מתי עלי לשנות את הזמן שלהם וגם איפשרתי לשתינו את הזמן הזה יותר בנחת.

למשל, לא מעט פעמים הייתי שוכחת לאכול. מגיעה מורעבת לחלק השני של היום. אז החלטתי שחשוב לי לשבת יום יום לארוחת צהריים מסודרת. אז סגרתי לי ביומן זמן בין 12:30 ל14:00, שעה וחצי, שיספיקו לבישול (ואם צריך קפיצה לסופר להצטיידות מצרכים) ואכילה. עכשיו זה מופיע לי בכל יום בצהריים ואם יש לי פגישה שדורסת את זה, אני אחשוב מתי אני אוכלת והאם לבטל או להזיז אותה.

אותו הדבר עם נסיעות – למה לא לרשום את הנסיעות שלנו ביומן? אני מעדיפה להתמודד עם יומן עמוס למראה, אבל כזה שמבהיר לי טוב מאד כמה זמן פנוי באמת יש לי.
אז הטיפ שלי הוא לכתוב את הדברים שאנחנו לוקחות כמובן מאליהם. ולסיום, צבעים:

החיים הם לא שחור ולבן - שימוש בצבעים ביומן גוגל

שימוש בצבעים ביומן גוגל רונית כפיר

התחלתי בזה שאני בנאדם ויזואלי ובזה אסיים:

היומן שלי מסודר לפי צבעים. יש המון צבעים והסקלה במקרה שלי מתחילה מהצבעים החמים לעסק – מהסגול עוברת לאדום, כתום וצהוב. הצבעים הקרים מוקדשים לאישי.
האפור הוא לסטנד ביי – כשאני שומרת תאריך למשהו שעדיין לא סגור סופית.
לא מבינה איך אין ורוד.
בכלל, כמו שהבנת, אני ממליצה לבלות כמה דקות בללמוד את התוכנות הפופולריות בחיים שלנו.לחטט קצת בהגדרות ובהעדפות. זה שווה את ההשקעה.

אז עדיין יש לי חורים רבים ביומן לעבודות שקופות – כמו כתיבת הפוסט הזה בבלוג, או יצירת תוכן או קפיצות לרואה החשבון שלי (שנדחות חודשים על גבי חודשים!) אבל ככל שאני מתקדמת אני פחות חוששת מיומן שנראה מפוצץ, כי ככה אני יודעת שהזמן שלי יותר מתוכנן והחיים שלי יותר נינוחים.

בונוס - להאכיל אותם בכפית: לינק לווצאפ

אם הגעת עד לכאן מגיע לך בונוס! לאחרונה נדהמתי לגלות שלא כולן מכירות את הטריק הזה. כשלקוחות פונים אליך בצ'ט באינסטגרם או בפייסבוק, סיפרה לי בוגרת של הקורס שלי, היא היתה מפנה אותם לכתוב לה מייל והם… היו נעלמים!

ברור, אמרתי לה. מי יטרח לשלוח לך מייל? לא כולם מול המייל כל היום, פשוט תני להם לינק לווצאפ שלך. יש אינסוף מחוללי לינקים לווצאפ. אפשר גם בווצאפ ביזנס לייצר לינק כזה. כל חיפוש פשוט בגוגל יביא אותך לעשרות בוטים שיעשו את זה בשבילך.
בגדול מכניסים את המספר שלך ואפשר גם להוסיף טקסט שזה כותב. באתר שלי ממש כאן, מצד שמאל יש כפתור כזה (שמגיע למנהלת המשרד שלי, רונית).

אני בטוחה שגם לך יש עוד הצעות, פיצוחים ותרגילים משלך לניהול היומן והמייל שלך וממש אשמח לשמוע עליהם בתגובות -כך הפוסט הזה ימשיך להיות מאגר טיפים הולך וגדל.

רוצה להיפגש ולדבר על משהו? הנה לינק ליומן שלי.

לפוסט הזה יש 44 תגובות

  1. שירי

    יופי של טיפים תודה רבה.
    יש לך מושג למה אצלי ביומן כשאני בוחרת מסלול בגוגל מפס, אין לחצן של "הוסף ליומן" אלא רק "פרטים"? כי זה הטיפ הכי שימושי לי (בחלק מהשאר אני משתמשת ותיקה) וזה מבאס שלא עובד…

    1. רונית כפיר

      מוזר, לא יודעת! בדקתי אצלי וכן מופיע. אולי זה משהו שצריך לעדכן את הגרסה שלו או את האפשרות במפות עצמן או במייל עצמו? הייתי שואלת את גוגל, הוא תמיד יודע לענות

  2. נועה שיין

    פוסט נהדר ושימושי. תודה רבה על ההשקעה!

    1. רונית כפיר

      תודה רבה נועה, נהניתי ממש

  3. אילת

    הי רונית ! תודה רבה !
    לא הכרתי את ההגדרות הנוסות לליבלינג !
    רציתי לשאול איך אני מייצרת מקרא צבעים – מה מסמן אצלי כל צבע. כי לפעמים אני שוכחת 🙂
    תודה ואחרי חגים שמחים

    1. רונית כפיר

      תודה אילת.
      הלייבלים זה באמת שימושי מאוד.
      לגבי הצבעים אני פשוט זוכרת.
      זה התחיל מזה שהפרדתי צבע של הרצאה מפגישה פיזית וזום – סגול אדום כתום.
      אז הבנתי שאני אינטואיטיבית עובדת עם צבעים חמים לעסק וקרים לחיים הפרטיים (כאילו כי היומן הוא בראש ובראשונה לעסק ורק אז לחיים הפרטיים אולי?) ולכן שמרתי על זה.
      זה עדיין קצת מתגמש וזז, וקשה לזכור המון צבעים.
      אבל אם תבחרי לך הפרדה חשובה (מה חשוב לך – למשל מיקום של פגישה, או ההקשר שלה) ותזכרי 3-4 צבעים, את תראי שאחרי כמה זמן זה יישלף לך טבעי.
      אני ממש מקפידה על זה כי זה עוזר לי ואיך שאני קובעת פגישה אני נותנת לה את הצבע הנכון.
      למשל אחד החשובים לי זה הסטנד-ביי – כשאני שומרת תאריכים להרצאות ואירועים שעדיין אל סגורים סופית – אני יודעת שכל מה שמסומן לי ביומן באפור הוא לא סופי, ואם אני רואה כזה אני בודקת מה הסטטוס שלו.
      בהצלחה!

  4. דנית

    הי הי מקוה שנהנית ! משום מה נתקלתי רק עכשיו אבל נהניתי כרגיל מהמגזין !
    אפילו שמכירה היטב את הטריקים כי באה מהעולם הטכנולוגי נהניתי מההנגשה שלך. בואי אלינו לעולם ה UX !
    ולענינינו הנה עוד שלושה טיפים שעוזרים לי לנהל את הלוז בקלנדר של גוגל:
    1. בהגדרות (Settings ) יש אפשרות לציין מתי את עובדת מאיפה (בית / משרד / קפה / צפון/ דרום ווטאבר), זה עוזר לסדר את הראש, ואם את בצוות אז בכלל. זה מופיע כחלק מהקלנדר שלך וככה הם יכולים לראות אם כדי לפגוש אותך בזום או פיזית
    2. יומן משותף. משמאל ב My calendar אפשר לפתוח יומנים שיתופיים. למשל עם שותפים/ צוות/ משפחה. עם אפשרות לחלוק פגישות משותפות ביומן כזה (המסומן בצבע אחר) . אפשר גם לראות חגים (לא רק יהודיים) כול מיני.
    3. בהקשר ליומן המשותף וגם בכלל – זכרו שלכל פגישה אפשרות לבחור לסמן את עצמי שם כפנויה או עסוקה (נניח: אני צריכה לדעת שהבת שלי באימון שחיה ושזה יופיע לי, אבל מעשית אני פנויה לפגישה באותה עת).
    זהו. אם לא יעזור לא יזיק לדעת.
    שתהיה שנה טובה וחג סוכות שמח

    1. רונית כפיר

      תודה דנית!
      האמת שאני מכירה את שלושת הפונקציות האלו ומשתמשת בהן, הן די בסיסיות. )עסוק פנוי זה חובה לסנכרון שלי עם קלנדלי( אבל לא יכולתי לפרט הכל בפוסט שגם ככה ארוך.
      אולי נעשה לו המשך…
      וכן, יכולתי בכיף להיות אשת יו איקס. תודה רבה על ההצעה ועל הפירוט, אני בטוחה שזה ישמש קוראות אחרות.
      רונית

  5. אנה ברודי

    אלופה את רונית!! <3 אחלה פוסט שבעולם 🙂
    איך שמת את ה"מקרא מפה" של הצבעים ביומן? זה נמצא איפשהו או שעשית את זה לשם הצילום מסך?
    אני מוצאת את עצמי לא זוכרת איזה צבעים הגדרתי לסוגים שונים של פגישות ואז הכל מתבלגן לי.
    אגב, יש ורוד! .

    1. רונית כפיר

      תודה אנה!
      אכן עשיתי את זה בשביל הצילום. את הצבעים של הפגישות עבודה אני פשוט זוכרת, וגם עדיתי היגיון מה"כבד" אל הקל בגוונים.
      את האישיות לא תמיד אבל זה פחות משנה אם זה ירוק בהיר או כהה וכאלה.

  6. רעות דפנא

    תודה רבה על הטיפים! רצתי ליישם ושלחתי ברכה (בשבת) ללקוח בכוונה לתזמן למחר בבוקר ובהרגל לחצתי send. אופס 😉
    למדתי למייל הבא.
    שנה טובה ומתוקה רונית יקרה. את והטיפים שלך פשוט פרייסלס!

    1. רונית כפיר

      חחח תאמיני לי את תתרגלי לזה, זה יהיה הסנד החדש שלך. שנה טובה רעות!

  7. טל

    תודה על הפוסט, כיך לקרוא.
    לי יש שלושה חשבונות ג'ימייל וחשבון אאוטלוק אחד (אל תשאלי, סיפור ארוך…) וחשוב לי ממש לסנכרן את כולם למקום אחד כי כל אחד מהם מחזיק מיילים בנושאים אחרים (שזה מובן מאליו) אבל הסיוט הוא שבכל אחד מהם יש יומן, ומסתבר שאני רק אחת.
    את הג'ימיילים זו לא בעיה לסנכרן יחד, אבל מה לעשות שגוגל לא ממש חברים של מיקרוסופט, או להיפך, ולא הצלחתי לייצר מצב שכל היומנים יחד בקלנדר אחד במחשב.
    המקום היחיד שבו אני רואה הכל יחד זה בטלפון, מצאתי אחרי חיפשוים רבים אפליקציה אחת שעובדת טוב, onecalendar.
    אני בטוחה שיש עוד כאלו שיש להן בעיות כמו שלי (כי מי מאיתנו לא מנהלת חיים כפולים/משולשים/מרובעים) אז אם עזרתי למישהי (או מישהו) – מה טוב. שנה טובה!

    1. רונית כפיר

      מרבה יומנים מרבה דאגה? 😉 שנה טובה

  8. דנה תשובה

    וואי, התזמון שליחת מייל זה אדיר. חייבת לנסות בתור אחת שיש לה בעיה עם דחיית סיפוקים, ואחר מתחרטת ששלחתי ללקוח הודעה ב22:00 ביום שישי.
    וגם להוסיף תזמון לנסיעות. פשוט גאוני…
    לא הבנתי איך הצבעים עובדים, אבל בהחלט הולכת לנסות.
    תודה תודה תודה ❤️

    1. רונית כפיר

      משנה חיים מש. והצבעים זה פשוט מאוד, בכל פגישה יש אפשרות לבחור לה צבע. תהני מהסידורים החדשים!! שנה טובה ומוצלחת דנה

  9. ליאת

    תודה על פוסט מעולה רונית

    1. רונית כפיר

      בשמחה! שנה טובה ליאת

  10. ענבר נחום

    איך לא ידעתי שיש טמפלטים במייל?!?! 😣

    תודה על פוסט בלוג מדהים!

    כדי להפחית עומס בנראות בקלינדר, אני משתמשת בכמה יומנים ואז יכולה להוריד את הסימון של אותו יומן בצד אם אני רוצה. בתוך כל יומן אפשר גם לשנות צבעים ואז נשאר פס בצד ימין עם צבע היומן ושאר הבלוק צבוע בצבע שבחרתי.
    ככה למשל אני יודעת שכל מה שצבוע בבורדו זה טיפולים פרטיים, ובתוך זה, יכולה למיין בצבע את המטופלים שחוזרים על עצמם באותו שבוע.

    1. רונית כפיר

      איך אני שמחה שיותר אנשים מכירים את זה עכשיו!
      ולגבי היומנים השונים, זה לא מפריע לך לראות את בך כל הזמן שלך?
      למרות העומס, אני מעדיפה לדעת מה יש לי בו יום ולא ללגוש.

  11. וואוו וואוו וואוו!
    כמה טיפים מועילים!! עפתי במיוחד על התזמון פולואו-אפים, דחוף רצה ליישם.
    תודה רבה רונית, מפתיעה כל פעם מחדש.
    חג שמח ושנה נפלאה.

    1. רונית כפיר

      חחח מעולה! ספרי מה קורה בשעות בפולו אפ האוטומטי!! שנה טובה

  12. רונה

    עוד כמה טריקים ודרכי ניהול
    1. אצלי מופרדים המייל האישי והמקצועי (שניהם בגוגל) אז בכל יומן עשיתי subscribe גם ליומן השני – זה משייך צבע שונה לכל יומן אבל מראה אותם באותו מסך
    2. בכל אפליקציה של גוגל ניתן לפתוח sidebar ובו לראות חלון מצומצם של אפליקציה אחרת. אצלי פתוח לצד המייל ולוח השנה גם הtask/to do list וזה סופר נוח להוסיף ולעקוב אחר משימות ככה
    3. קיצור מקלדת – כדי לקבוע פגישה, לא חייבים ללחוץ על השעה המדויקת, אפשר לכתוב בראש אותו יום את שעת הפגישה ושם הפגישה וזה מכניס אותה לזמן המתאים אוטומטית
    4. כוכביות במייל – יש יותר מצבע אחד של כוכבית! אם לוחצים כמה פעמים על הכוכב, זה משנה את הצבע. עוזר לי למצוא מהר מיילים חשובים בנושא ספציפי.

    1. רונית כפיר

      נהדר!
      את ארבע אני מכירה וכמובן משתמשת. צבעים שונים של כוכבים.
      את שלוש לא ידעתי ואני אנסה מיד! תהיו רונה!

  13. דפנה פונו

    אחלה פוסט.
    יש אפשרות לתזמן הודעות בווטסאפ, ממש אדיר. אפליקציה הנקראת SKEDit. היא מתזמנת דברים נוספים, אני משתמשת בה לווסטאפ.

    1. רונית כפיר

      ניסיתי פעם איזו אפליקציה לזה וזה לא ממש הלך. אבדוק גם את זאת!

  14. עינב הרשקוביץ

    יש עוד משהו ממש ממש מגניב בתוך הג'ימיל
    סנוז. למשל קיבלתי חשבונית לתשלום לעוד חודש. אני עושה לי סנוז ליומיים לפני הדדליין לתשלום ואז המייל קופץ לי מחדש לתיבת דואר נכנס
    אני ממיינת את התיבה הזו ככה שלמעלה מופיעים מה שלא נקרא ואז זה ממש מגיע לטופ יומיים לפני התשלום ומזכיר לי לשלם
    כמובן שזה אפשרי עם כל מייל שתריך טיפול בהמשך ולא מייד

    1. רונית כפיר

      נכון!! אחלה דבר.
      שנה טובה עינב! ❤️

  15. יעל

    יא, פתחת לי עולמות. ואני חשבתי שאני מבינה בגוגל. תודה!

    1. רונית כפיר

      איזה כיף ברוכה הבאה לעולמי

  16. עדי שטרסמן

    התכוונתי כמובן לפגישות בגוגל קלנדר, לא במייל.

  17. עדי שטרסמן

    אני צובעת אתהפגישות במייל בצבעים. את כל השיעורים עם התלמידים באפור, שיעור יוגה/פילאטיס או זמן שאני מקצה להתעמלות בבית – בצהוב, תזכורות שאסור שאפספס, כמו להכין תוי חניה דיגיטליים לאמהות של תלמידים – בכתום. אירועים ביומן שהם שגרתיים או סתמיים נשארים בצבע ברירת המחדל (כחול) ואירועים אד הוק שאני צריכה לשים אליהם לב, בצבע בולט רנדומלי. יש אירועים ביומן שלהם אני מוסיפה תזכורת יום או יותר קודם לכן, כדי שאתכונן אליהם נפשית או ארגונית.
    ואגב, בימים או שעות שבהם שאני אחראית להוריד את מיילס, זה לגמרי נכנס לגוגל קלנדר שלי.

    1. רונית כפיר

      בדיוק. גם אני משתמשת בצבעים וכותבת דברים כמו כרמן. שנה טובה עדי אהובה

  18. ישתבח שמך יא וולי מלכה! תודה רבה רבה רבה רבה רבה. הולכת ללמוד, לשנן, להבין, לבדוק, ליישם.
    בינתיים, הוספתי למועדפים. עכשיו נשאר למצוא לזה זמן ביומן… :0)
    תבורכי יא רוניתי!
    ושנה טובה אהובה!

    1. רונית כפיר

      😂 😂 😂 שנה טובה ליאת

      1. שלי סטון

        רונית את מרתקת לקריאה.
        הינה קיצור מקלדת שאני מאוד אוהבת והרבה לא מכירים: alt+tab מחזיר אותך לחלון הקודם שהיית בו. אם תמשיכי ללחוץ על ה alt ותלחצי מספר פעמים על ה tab, תוכלי לחזור אחורה כמה חלונות וזה גם מראה לך אותם בקטן כשאת עוברת ביניהם.
        שנה טובה ומתוקה

        1. רונית כפיר

          הלו שלי, הכי בסיסי אלט טאה. זה פשוט לא בגוגל, זה כללי במחשב. ונכון, אני בטוחה שהמון אנשים לא מכירים את זה, אבל אני?? פחחחח ברור. שנה טובה שלי, ודש לרן

  19. דפנה

    ואף מילה על הכרטיסיות שמסודרות לפי צבעים? 😉
    תודה על הפוסט ועל הכל <3

    1. רונית כפיר

      נכון, עשיתי על זה וידאו לפני שנים בפייסבוק שלי!

    1. רונית כפיר

      תודה רבה. ממש שמחה שזה התקבל בשמחה!!

  20. אביב

    וואו פוסט זהב! תודה

  21. סיגל

    איזה פוסט מעולה ומדויק. למדתי דברים חדשים, נהנתי מהסדר והארגון – את נהדרת 🙂

    1. רונית כפיר

      תודה סיגל!! תהני מהשימוש בעתיד

כתיבת תגובה

רוצה לרכוש את ההרצאות שלי?

הירשמו לעדכונים
על פוסטים חדשים בבלוג

פוסטים לוהטים

כח העל שלי

גיליתי לכן פעם שכח-העל שלי הוא החברות שלי, נכון? אז עכשיו יצאו מפה ארבע חברות שלי, שנעתרו להזמנתי ל"הרצאת הרצה". כן, רק עכשיו אני מסיימת ומדייקת

לפוסט המלא »

פוסטים אחרונים

הנושאים הכי חמים לפי

בינתיים, באינסטגרם שלי:

אני רוצה עדכון
על פוסטים חדשים בבלוג

פוסטים לוהטים

פוסטים אחרונים

הנושאים הכי חמים

בינתיים, באינסטגרם שלי: