טיפים וטריקים שיעזרו לך לחסוך זמן ביומן גוגל ובג'ימייל

רונית כפיר — Sat, 17 Sep 2022 13:03:33 +0000

ניהול זמן חכם לבעלות עסקים: שיפור תקשורת עם לקוחות באמצעות כלים בסיסיים שיעזרו לך לנהל טוב יותר את הזמן שלך ולהציב גבולות ברורים. מקיצורי מקלדת וסימון נסיעות ביומן ועד יצירת אוטומציות פשוטות ותשובות מוכנות מראש.

בכל פעם שהיינו מתקשרים לאבא שלי עם שאלות על איך להפעיל משהו הוא היה עונה את אותה התשובה: RTFM. שזה קיצור של: Read the fucking Manual.
מתברר שקראתי. כשאני עובדת עם אפליקציות או תוכנות מתוחכמות, אני נהנית ללמוד אותן קצת, והיום אני שמחה לשתף איתך כמה דברים קטנים ומגניבים שלמדתי על יומן גוגל ועל ג'ימייל.

יומן גוגל הוא הדבר הראשון שאני פותחת בבוקר. בחודשים האחרונים אני מצליחה לארגן את המשימות שלי באופן נינוח יותר, ויש לזה קשר גם לשליטה שלי בכלים הטכניים. בחלק מהם אני משתמשת כדי לכתוב לך את הפוסט הזה עצמו.

תמצאו כאן הסברים בצילומי מסך וסרטוני וידאו, וגם בלינק לתוסף "טנגו", אותו הכרתי בבלוג של אפרת אייל.

אלו הנושאים שעליהם אפרט, אם תרצו לקפוץ ישר אליהם לחצו על הכותרת:

מחשבות על סידור הזמן ביומן גוגל – כי הכל מתחיל בבית
שינוי העדפות צפיה ביומן גוגל – מהמיקרו למקרו
סדר היום במייל והוספת נסיעות – לתכנן מראש בקלות
כתיבת שורת נושא למייל
תזמון מיילים – למה לכתוב היום את מה שאפשר לשלוח מחר
אוטומציות ותגיות למיילים – בלי ללכת לאיבוד
הכנת טמפלייטים מוכנים מראש לתשובות -שוב הנודניק הזה?

להתחיל הכי איטי שלך ולאט לאט להוריד - על ניהול זמן בחיים נמרצים מדי

בגדול שני הטיפים שלי לניהול זמן הם אלו:

לא
פחות

זהו. שיפור שתי המיומנויות האלו ישנה את החיים שלך. לדעת למה להגיד לא ולהתחיל להגיד יותר מזה (אפשר שוב להאזין לפרק בו התארחתי אצל יהודית כץ על איך להגיד לא), ופחות – כלומר לקחת על עצמי פחות מכל דבר. מאז שלמדתי קצת אצל הקרציה מפולניה אני יותר מודעת לנטיה האנושית "לעגל למטה" כל דבר ולחשוב שדברים קטנים לוקחים מעט זמן.
מצחיק, כי הלקוחות שלנו חושבים ככה כל הזמן וזה מעצבן אותנו. שכל דבר לוקח "רק כמה דקות". אז זהו, שהוא לא. ומתברר שגם אנחנו נוטות לחשוב כך על הזמן שלנו.

הזמן שלי הוא העסק (העצמאי) שלי - הפרטי לפני העסקי

עד לא מזמן ניהלתי יומן כדי להסדיר את העבודה – כדי לסמן פגישות וקורסים ומשימות בעבודה, ורוב הזמן האישי פשוט נדרס.
הנה שתי דוגמאות: טיולים עם כרמן וארוחות צהריים. כשדני טייל בספרד ואני הייתי צריכה לצאת עם הכלבה שלנו פעמיים ביום, זה הפתיע אותי מחדש כמעט בכל ערב. הפעם פשוט הוספתי את הטיולים ביומן. גם ידעתי מראש מתי עלי להזיז את הזמן של הטיול, ובעיקר איפשרתי לשתינו יותר נחת.

שוב שכחת לאכול צהריים? גם את מגיעה מורעבת לחלק השני של היום? אז סגרתי לי ביומן זמן בין 12:30 ל14:00, שעה וחצי, שיספיקו לבישול (ואם צריך לקפוץ לסופר להצטיידות מצרכים) ואכילה. עכשיו זה מופיע לי בכל יום בצהריים ואם יש לי פגישה שדורסת את זה, אני אחשוב מתי אני אוכלת והאם לבטל או להזיז אותה.

אותו הדבר עם נסיעות – למה לא לרשום את הנסיעות שלנו ביומן? אני מעדיפה להתמודד עם יומן עמוס למראה, אבל כזה שמבהיר לי טוב מאד כמה זמן פנוי באמת יש לי.
אז הטיפ שלי הוא לכתוב את הדברים שאנחנו לוקחות כמובן מאליהם. על כך בהמשך. ונתחיל בשאלה:

יומן נייר או יומן ממוחשב? (והיתרונות של יומן גוגל)

הפוסט הזה נולד למעשה, כששיתפתי במגזין שלי את הפלנרים החודשיים של קריניטי, אותם מילאתי כמה חודשים מראש כדי לעשות לי סדר.

במשך שנים העדפתי יומני נייר. אני מתה על מוצרי נייר ומבינה את המשיכה אליהם, אבל לא באמת צריך להרחיב על היתרונות של יומן ממוחשב, נכון?
אציין כמה כלים שחשובים לי: ההתראות, הסנכרון עם וייז, האפשרות לשתף אחרים ולשתף לינקים (לגוגל מיט או זום) והקלות שבשכפול אירועים קבועים.

בשנים האחרונות אני עובדת עם קלנדלי לקביעת פגישות יעוץ ועוד. כדי שהוא יפעל בצורה מיטבית, עלי להגדיר במדויק את הזמן הפנוי ביומן שלי (או להגדיר בקלנדלי). מעבר להיותו כלי מעולה, החפיפה הזו אילצה אותי לדעת באילו שעות אני באמת זמינה. (נוסף על הנטיה לחשוב שדברים לוקחים פחות זמן ממה שהם באתמ, אנחנו גם חושבות שיש לנו יותר זמן ממה שיש לנו).

את היומיום שלי אני מנהלת ביומן הגוגל ומשתדלת לסנכרן בשביל הניראות את התכנון החודשי על נייר. הפריסה החודשית של גוגל לא ממש מאפשרת לראות את הפגישות ואת המגמות הגדולות (למשל חופשות ונסיעות, קורסים מתמשכים ועוד). את התנודות הגדולות של החודש לפעמים פשוט יותר לראות בשרטוט חודשי על נייר. פעם בכמה זמן אני מכינה לי כזה, ומעדכנת אותו פה ושם.

העדפות תצוגה ביומן גוגל: ראייה גמישה של הזמן

פרט קטן אך משמעותי הוא באיזו תצורה נראה את השבוע שלנו. רק יום אחד? שלושה? שבוע? חודש? זה עוזר לקפוץ בין תצוגה לתצוגה כדי לראות מה מגיע.
אפשר לשנות תצוגה בשניה! עם קיצורי המקלדת – אותיות או מספרים. אצלי באותיות זה יחד עם כפתור Shift. באותיות, אלו יהיו

D = Day תצוגה של יום בודד
W= Week תצוגה של שבוע
M = Month תצוגה של חודש ו.. ניחשת נכון
Y = Year תצוגה של שנה.
A = Agenda כלומר סדר יום כתוב בצורה לינארית, בשורות.

אבל הקטע השווה יותר הוא המספרים. לחיצה על המספרים במקלדת שלך מאחת ועד שש, תשנה את התצוגה באותו האופן – מיום ועד שנה, דרך סדר יום לינארי ועד העדפות אישיות (אצלי זה 5 ימים בשבוע). שכחת את הקיצורים? אפשר להקליק על סימן שאלה, ורשימת הקיצורים תיפתח. כן, אני יודעת. משנה חיים. כתבו לי תודה בתגובות!

רסיטל לשתי ידיים! קיצורי מקלדת

נתחיל בזה: אי אפשר לעבוד על מחשב בלי קיצורי מקלדת. נסו להתווכח איתי על זה ותפסידו. מבחינתי לעבוד רק עם העכבר זה כמו לקטוף קלמנטינות ביד אחת. לראות אנשים עושים "קופי פייסט" עם מקש ימני של עכבר גורם לשערותי לסמור. (איפה הייתי בלי Ctrl+C/V/X/P/S ועוד ועוד. מוכנה לכתוב על זה פוסט נפרד).

כדאי לזכור שתמיד יש היגיון מאחורי קיצורי המקלדת, אלו לרוב לא סתם אותיות (קופי, סייב, פיינד, פרינט…). שווה ללמוד את קיצורי המקלדת של כל תוכנה או אפליקציה שמשמשת אותך הרבה. אמנם נחסכות רק שניות אחדות, אבל זה תורם לעבודה מהירה הרבה יותר. יש מצב שהפוסט הזה יחסוך לכם שעות מהחיים (ויפנה לכם זמן לקרוא עוד פוסטים!).

לתכנן פגישות מדויקות - סדר היום במייל ותכנון נסיעות

אנשים ממש מאורגנים מביטים ביומן שלהם במוצאי שבת, מתכננים את השבוע, ועושים כך לפני כל יום.

אני לא.

ולכן אני מעדיפה לקבל את סדר היום שלי ישירות למייל בתור רשימה, כי את המייל אני פותחת יותר מאשר את היומן.

לפעמים אירועים של יום שלם מתפספסים לי כי הם מופיעים בראש היום במכווץ – אני שומרת כך ימי הולדת ואירועים מתמשכים ולפעמים לא שמה לב. ממש פשוט לשנות את זה ביומן גוגל!

הנה הסבר קצר בטנגו איך לסמן ביומן גוגל כך שנקבל סדר יום ישירות למייל שלנו. פשוט ויעיל!

הוספת נסיעות ליומן גוגל

גוזל זמן מספר אחת שלא מופיע ביומן הוא הנסיעות. או הפקקים בדרך לפגישות. זה בדיוק מה שגורם לנו לחשוב שהיומן שלנו פנוי כשהוא לא. זו היתה אחת הבעיות הגדולות בעבודה עם קלנדלי, כשאנשים קבעו איתי פגישות ייעוץ על מועדים שהיו פנויים ביומן אבל… אני הייתי תקועה בפקק.

לכן חשוב כל כך להוסיף נסיעות ליומן גוגל שלך. קטן וחשוב.

– כשמוסיפים כתובת מדויקת בפגישה, זה מיד מסתנכרן על הוייז ומופיע שם.
– בפגישות אני גם מצרפת מידע על מטרת הפגישה, מי איש הקשר, הוראות הגעה. אם יש הזמנות (למשל למופעים) אני מצרפת אותן תמיד ליומן.

הסבר קצר ופשוט בסרטון. אפשר לראות את זה צעד אחרי צעד בטנגו כאן, או בוידאו:

שימוש בצבעים ביומן גוגל

קוראים לי רונית, והיומן שלי מסודר לפי צבעים.
לעסק צבעים חמים: מצהוב דרך כתום, אדום וסגול.
לפרטי – קרים: ירוקים וכחולים.

האפור הוא לסטנד ביי – כשאני שומרת תאריך למשהו שעדיין לא סגור סופית.
בחיי, לא מבינה איך אין ורוד.
אז עדיין יש לי חורים רבים ביומן לעבודות שקופות – כמו כתיבת הפוסט הזה בבלוג, או יצירת תוכן או קפיצות לרואה החשבון שלי (שנדחות חודשים על גבי חודשים!) אבל ככל שאני מתקדמת אני פחות חוששת מיומן שנראה מפוצץ, כי ככה אני יודעת שהזמן שלי יותר מתוכנן והחיים שלי יותר נינוחים.

Re: ________ - חשיבות שורת הנושא במיילים

עברנו למייל – כלי שעדיין משמש את רוב התקשורת העסקית (ואולי זה ישתנה לגמרי בשנים הקרובות). אותם עקרונות שיעזרו לך להיות מאורגנת ומסודרת במייל רלוונטיים גם למקומות אחרים. והנושא הראשון הוא: הנושא!

מיילים בלי שורת נושא מחרפנים אותי. זה תמיד משאיר רושם רשלני, ובעיקר על חוסר הבנה של תקשורת בין אנשים ושימוש נכון במייל.

כמו רבים מכם, גם אני מקבלת עשרות מיילים ביום, ולרוב שורת הנושא היא הסיבה ללחוץ או לא ללחוץ על מייל נכנס. מעבר לכך, מיילים מסודרים מאפשרים לי למצוא את המייל בקלות, ובעיקר לדעת מה יש בהם.
איך ייתכן שלהודעות זבל תמיד יש נושא (לעתים אפילו מתחכם או מתוחכם),בעוד שלפניות אישיות, אלו שאמורות לתפוס את תשומת לבך – אין.

מיד עם תחילת העבודה עם לקוחות חדשים אני מבקשת מהם שיקפידו לכתוב נושא מדיוק ונפרד בכל מייל. זה בעיקר רלוונטי לטריק הבא (תגיות ומסננים).

וכן! אולי זה נראה לך "קטנוני" אבל תיאום תקשורת מיטבית עם לקוחות מיד על תחילת העבודה המשותפת צריך להגיע לרזולוציות כאלו.שווה לברר עם עצמך מה הכי נוח לך, מה יעזור לך לתת שירות מיטבי ללקוחות שלך (כלומר לעבוד ביעילות ומקצועיות) ולבקש את זה ממי שכותב לך.

תזמון מיילים: שליטה בזמן התקשורת ופולו אפ

אחרי יותר מדי שנים, גוגל הוציאו אפשרות לתזמן מיילים ולשלוח אותם כשנוח לנו. האפשרות הזאת קיימת כבר בווצאפ אבל רק דרך אפליקציות חיצוניות. כך נתזמן שליחה של מייל:

שני יתרונות אדירים של תזמון מייל לעסק שלך:

לקוח שלח מייל מחוץ לשעות העבודה? אפשר לענות מחוץ לשעות העבודה ולתזמן כך שיישלח בשעות העבודה. במקום לחרוק שיניים ולנסות להתאפק – אפשר לענות כשהמייל מגיע, אבל לתזמן אותו לשעות העבודה שלך. למשל ליום ראשון בשמונה ושש דקות (אני תמיד מעדיפה לבחור זמן לא עגול כי זה נראה אותנטי יותר. ולשלוח מענה להודעה שנתקבלה במוצאי שבת על הבוקר ביום ראשון עושה את העבודה). כשאת עונה למיילים מחוץ לשעות העבודה את מסמנת ללקוחות שלך לחצות את הגבולות. הפיצ'ר הזה הוא הצלה טוטלית בגבולות של שעות עבודה.
לעשות פולו אפ להצעות. אני לא מקבלת "עכשיו לא" כתשובה. אם מישהו עונה לי להצעת עבודה "אולי מאוחר יותר" אני לא מוותרת. אני מחזירה שאלה: מתי יתאים לכם? או אפילו שאלה נהדרת כמו: "האם תרצי שאחזור אליך ברבעון הבא?" . התשובה כמעט תמיד כן! ואני מיד מתזמנת מייל לעוד 3 חודשים. לא תאמינו כמה הרצאות סגרתי כך, כשלפתע הופיעה בתיבת המייל שלי תשובה להצעת פולו-אפ שאפילו לא זכרתי ששלחתי. אל תחששו לתזמן מיילים לחודשים קדימה. זו גם דרך נהדרת להזכיר לעצמי דברים.

תגיות ואוטומציות: ארגון וייעול תיבת הדואר

כלי ששימש אותי בעיקר כמעצבת פנים, שמותקפת חדשות לבקרים במיילים ארוכים מלקוחות הוא התגיות. בכלל, בג'ימייל יש המון אפשרויות לתכנן פעולות אוטומטיות למיילים שנכנסים או יוצאים. הכל תחת "פילטרים" (הגדרות>פילטרים) אחת השימושיות היא התגיות:

תיבת המייל שלי מסודרת לפי נושאים עם תגיות בצבעים שונים לכל עניין: מרואה החשבון דרך ועד הבית (אל תשאלו) הילדים, האתר וכשעבדתי בעיצוב פנים – כל לקוח קיבל תגית. לחיצה על התגית מאפשרת לך לראות את כל המיילים בקטגוריה.

אפשר להחיל המון כללים על המיון (לפי נושא, מכותבים, מילים וכולי). כשעבדתי עם מעצבות נוספות במשרד, מספיק שהן כתבו בנושא של כל מייל "ארונות חדר שינה מוטי ואילנית" והופ! המייל קיבל אוטומטית את התגית "מוטי ואילנית".

כחלק מהפקודות האוטומטיות אפשר גם לבקש לשלוח תשובה מוכנה מראש, בסעיף הבא.

ההסבר לאיך לעשות את זה בוידאו וגם צעד אחרי צעד בטנגו כאן:

תבניות מוכנות מראש (טמפלייטים): חיסכון בזמן ועקביות בתקשורת

הכלי השני הפופולרי אצלי הוא הטמפלייטים המוכנים. למעשה, אני משתמשת בתשובות מוכנות מראש גם באינסטגרם וגם בווצאפ, ובכל אפליקציה שמאפשרת את זה. (בדקו את האפליקציה Boards)

בכל עסק תמיד יש פניות שחוזרות על עצמן, עם תשובות שחוזרות על עצמן, למשל:

מידע על קורסים
מידע על פגישות ייעוץ
תודה למישהו שמספר משהו מרגש
סירוב מנומס (במקום להתפתל בכל פעם מחדש פשוט תשמרו!).
יהיו גם מיילים זהים שתרצו להוציא בכמות גדולה, עם שינוי עדין פה ושם.

יש לי המוני טמפלייטים, אחדים משמשים אותי שנים ואחרים נוצרים ונמחקים לצורך מסויים.

אחרי שתתחילו לעבוד עם אוטומציה של מיילים ותגובות, תוכלו גם לבקש מג'ימייל לשלוח בתור מענה לתנאים מסוימים טמפלייט קבוע. למשל מייל עם המילים "שתפ" בתוכו יכול אוטומטית לקבל כתשובה את הטמפלייט "לא תודה לשתפ" (חלום, הא?). או כל מייל שמכיל בקשה להצעת מחיר יכול לקבל טמפלייט שאומר קיבלתי את הבקשה שלך, תודה, אהיה בקשר בימים הקרובים.
ככה נכין טמפלייטים של תשובות קבועות ונשמור אותן:

בונוס - להאכיל אותם בכפית: לינק לווצאפ

אם הגעת עד לכאן מגיע לך בונוס! לאחרונה נדהמתי לגלות שלא כולן מכירות את הטריק הזה. כשלקוחות פונים אליך בצ'ט באינסטגרם או בפייסבוק, סיפרה לי בוגרת של הקורס שלי, היא היתה מפנה אותם לכתוב לה מייל והם… היו נעלמים!

ברור, אמרתי לה. מי יטרח לשלוח לך מייל? לא כולם מול המייל כל היום, פשוט תני להם לינק לווצאפ שלך. יש אינסוף מחוללי לינקים לווצאפ. אפשר גם בווצאפ ביזנס לייצר לינק כזה. כל חיפוש פשוט בגוגל יביא אותך לעשרות בוטים שיעשו את זה בשבילך.
בגדול מכניסים את המספר שלך ואפשר גם להוסיף טקסט שזה כותב. באתר שלי ממש כאן, מצד שמאל יש כפתור כזה (שמגיע למנהלת המשרד שלי, רונית).

אני בטוחה שגם לך יש עוד הצעות, פיצוחים ותרגילים משלך לניהול היומן והמייל שלך וממש אשמח לשמוע עליהם בתגובות -כך הפוסט הזה ימשיך להיות מאגר טיפים הולך וגדל.

רוצה להיפגש ולדבר על משהו? הנה לינק ליומן שלי.

לסיום, אני ממליצה להשקיע כמה דקות בללמוד את התוכנות הפופולריות בחיים שלנו. לחטט קצת בהגדרות ובהעדפות. זה דרך כלל הופך להרגיל ושווה את ההשקעה.

ככל שאני מתקדמת אני פחות חוששת מיומן שנראה מפוצץ, כי ככה אני יודעת שהזמן שלי יותר מתוכנן והחיים שלי יותר נינוחים. אם יש טיפים וטריקים לשימוש יעיל במייל או ביומן גוגל – אשמח לשמוע ממך בתגובות וללמוד עוד!

הפוסט טיפים וטריקים שיעזרו לך לחסוך זמן ביומן גוגל ובג'ימייל הופיע לראשונה ב-נעים מאוד רונית כפיר.

ארכיון ג'ימייל - נעים מאוד רונית כפיר